HTCinside
Sự khác biệt giữa Quản lý Bảo trì Cơ sở vật chất và CMMS là gì?
Nếu bạn làm việc trong các tòa nhà thương mại lớn như văn phòng, bệnh viện hoặc trường đại học, bạn biết điều gì sẽ xảy ra khi có sự cố với thiết bị bảo trì cao, một thảm họa cấp một!
Để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt, mỗi cơ sở thương mại này cần có dịch vụ quản lý cơ sở vật chất. Bảo trì cơ sở vật chất liên quan đến các tòa nhà thương mại, nơi không diễn ra hoạt động sản xuất.
Các nhiệm vụ bao gồm việc chăm sóc các tài sản vốn như thiết bị y tế, thiết bị nghiên cứu, robot, máy móc trong trường đại học, đơn vị HVAC và nồi hơi trong văn phòng hoặc thiết bị hình ảnh trong bệnh viện.
Các quản lý bảo trì cơ sở mô tả công việc bao gồm kiến thức về các công cụ mới nhất như CMMS để cung cấp các dịch vụ cần thiết cho một tòa nhà thông minh và hỗ trợ kỹ thuật số.
Công cụ này giúp các nhà quản lý bảo trì cơ sở vật chất nâng cao năng suất và hợp lý hóa các trách nhiệm hàng ngày.
Về bản chất, quản lý bảo trì cơ sở vật chất là một miền và CMMS là công cụ giúp các nhà quản lý vượt trội trong lĩnh vực này.
Nội dung
- Quản lý Bảo trì Cơ sở vật chất là gì?
- Vai trò của CMMS trong quản lý bảo trì cơ sở vật chất
- Đạt được năng suất tối ưu với CMMS
Quản lý Bảo trì Cơ sở vật chất là gì?
Quản lý bảo trì cơ sở vật chất liên quan đến việc duy trì các tòa nhà thương mại để đạt hiệu quả cao hơn và tiết kiệm chi phí. Nó phải đảm bảo rằng các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, cùng với các yêu cầu pháp lý, được tuân thủ.
Có hai hạng mục chính mà quản lý bảo trì cơ sở vật chất đảm nhận: chiến lược và hoạt động.
Mục tiêu của việc bảo trì cơ sở vật chất là để tăng tiện ích của tòa nhà bằng cách đảm bảo rằng các tài sản vốn, khu vực bên trong và bên ngoài, và các thiết bị thương mại được bảo dưỡng thường xuyên.
Trách nhiệm bảo trì cơ sở vật chất được phân chia giữa người quản lý cơ sở vật chất và kỹ thuật viên bảo trì. Sự sạch sẽ, an toàn và tiện ích của tòa nhà cho mục đích yêu cầu của nó là trách nhiệm của người quản lý cơ sở.
Dưới đây là một số trách nhiệm đáng chú ý của người quản lý bảo trì cơ sở vật chất:
Giám sát hợp đồng
Các hợp đồng mà tòa nhà ký kết liên quan đến dịch vụ ăn uống, công nghệ, an ninh, hoặc dọn dẹp đều do người quản lý có nguồn gốc và giám sát.
Tiết kiệm chi phí và hiệu quả
Người quản lý bảo trì cơ sở vật chất cần nghiên cứu và tư vấn cho tổ chức về việc nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong các quy trình khác nhau.
Tuân thủ
Người quản lý cần đảm bảo rằng cơ sở tuân theo quy trình khi tuân thủ các quy định theo luật định.
Giám sát
Mọi cải tạo hoặc tân trang trong tòa nhà phải được giám sát bởi người quản lý cơ sở vật chất. Giám sát các nhóm từ tất cả các bộ phận là một phần trách nhiệm của người quản lý.
Lịch trình:
Cho dù đó là lịch trình dọn dẹp của người gác cổng hay lịch trình bảo trì tài sản vốn, người quản lý có trách nhiệm tạo cả hai.
Kiểm tra thông thường
Người quản lý phải chủ động kiểm tra các cơ sở cơ bản như hệ thống an toàn cháy nổ để đảm bảo chúng được duy trì đầy đủ.
Phái đoàn
Tất cả các yêu cầu công việc được gửi đến người quản lý cơ sở, người này sẽ ủy quyền cho các kỹ thuật viên bảo trì.
Kỹ thuật viên có trách nhiệm thực hiện bảo trì dự phòng và sửa chữa các thiết bị HVAC và tài sản vốn. Các kỹ thuật viên, trong hầu hết các trường hợp, được chứng nhận HVAC.
Báo cáo bảo trì
Hồ sơ thích hợp của tất cả các công việc bảo trì phải được người quản lý cơ sở xem xét. Người quản lý cũng sẽ cần soạn thảo một báo cáo bảo trì để tình trạng của tất cả các cơ sở được cập nhật.
Lập kế hoạch và lập ngân sách
Người quản lý cơ sở chuẩn bị ngân sách cho tất cả các công việc bảo trì đang được thực hiện và phải đảm bảo không có sai lệch không cần thiết. Tất cả các hợp đồng được quyết định dựa trên ngân sách.
Lập kế hoạch cho các chi phí trong tương lai được tính toán dựa trên nhu cầu trong tương lai của tòa nhà.
Xử lý các trường hợp khẩn cấp
Người quản lý cơ sở vật chất cần phải đưa ra một kế hoạch khẩn cấp, bao gồm cả việc sơ tán những người cư ngụ trong tòa nhà. Thường xuyên có các cuộc diễn tập phòng cháy chữa cháy khẩn cấp để đảm bảo thiệt hại tối thiểu về người và tài sản.
Người quản lý cơ sở vật chất sẽ không thể bám sát thời hạn và thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả nếu không có công nghệ hiện đại như phần mềm bảo trì cơ sở vật chất. Đây là lúc CMMS xuất hiện.
Vai trò của CMMS trong quản lý bảo trì cơ sở vật chất
Người quản lý cơ sở có thể ủy quyền các đơn đặt hàng công việc thông qua hệ thống quản lý bảo trì được máy tính hóa hoặc CMMS.
Hệ thống quản lý này lấy dữ liệu từ các đơn đặt hàng bao gồm các bộ phận được yêu cầu và chi phí của chúng, sửa chữa tài sản, thời gian cờ lê và thời gian hoàn thành.
Thông tin từ CMMS sau đó được sử dụng để tạo báo cáo cho người quản lý cơ sở và các trưởng bộ phận khác nhau.
Báo cáo được tạo thông qua quy trình 4 bước:
- Việc tạo ra thứ tự công việc
- Việc hoàn thành đơn đặt hàng công việc
- Xử lý dữ liệu bằng CMMS
- Phân tích dữ liệu
Báo cáo giúp ban quản lý xác định tài sản sử dụng nhiều lao động, chi phí bảo trì và sản xuất kỹ thuật.
Dưới đây là một số tính năng chính của CMMS:
Quản lý Đơn hàng Công việc
Đầu vào cốt lõi cho CMMS là yêu cầu công việc, cho dù là để kiểm tra, sửa chữa sự cố hay bảo trì phòng ngừa. Nó hỗ trợ người quản lý cơ sở trong việc giao lệnh cho các kỹ thuật viên bảo trì trong thời gian ngắn nhất có thể.
Các đơn đặt hàng được gửi trực tiếp đến tài khoản của kỹ thuật viên trên CMMS. Nhóm nhận được thông báo ngay lập tức, do đó không lãng phí thời gian sửa chữa thiết bị.
Các đơn đặt hàng công việc đã hoàn thành được lấy ra để báo cáo và phân tích dữ liệu.
Yêu cầu công việc
Nếu người vận hành, nhân viên, kỹ thuật viên, nhân viên vệ sinh và các nhân viên khác gặp phải bất kỳ vấn đề gì, họ cần tạo yêu cầu công việc để thông báo cho bộ phận bảo trì.
Yêu cầu công việc có thể được tạo bằng thiết bị di động bởi bất kỳ người dùng CMMS nào.
Tất cả những gì cần làm để tạo một yêu cầu công việc là nắm bắt vấn đề, mô tả vấn đề, đề cập đến vị trí hoặc nội dung và gửi yêu cầu.
Một email và thông báo đẩy được gửi đến ban quản lý về yêu cầu.
Quản lý tài sản doanh nghiệp
CMMS theo dõi toàn bộ vòng đời của tài sản bắt đầu từ ngày mua cho đến khi tài sản ngừng hoạt động.
Có thể nhận được lịch bảo trì phòng ngừa để tìm tất cả các đơn đặt hàng công việc liên quan đến tài sản. Khấu hao và thời gian chết cũng có thể được theo dõi.
Bộ phận kế toán và hoạt động có thể sử dụng thông tin này để quyết định xem nên giữ lại hay bán tài sản.
CMMS di động
Giờ đây, CMMS đã có trên một ứng dụng di động. Có thể đạt được thông báo thời gian thực cho các yêu cầu công việc, gửi tin nhắn trong ứng dụng để liên lạc tốt hơn và quản lý đơn đặt hàng công việc với ứng dụng.
Tự động hóa quy trình làm việc
Các quy tắc xác định trước có thể được tạo bằng CMMS để các kỹ thuật viên phù hợp được giao các đơn đặt hàng công việc mới.
Vòng lặp ‘nếu-thì’ có thể được tạo trong đó yêu cầu công việc được chỉ định cho một nội dung tự động chuyển đến một kỹ thuật viên cụ thể. Đơn đặt hàng cũng có thể được tự động hóa, do đó nâng cao quy trình làm việc của công việc bảo trì .
Đạt được năng suất tối ưu với CMMS
Nếu sức khỏe của tòa nhà phụ thuộc vào người quản lý cơ sở vật chất, thì năng suất của người quản lý phụ thuộc vào hiệu quả của CMMS.
Người quản lý cơ sở vật chất tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc với phần mềm mang tính cách mạng này và có thể sử dụng nó để đáp ứng thời hạn hoạt động hoặc tạo chiến lược doanh nghiệp.